A veces es posible que desee crear una carta que enviará a muchas personas diferentes, pero le gustaría que ciertas partes se individualicen para cada destinatario: partes como el saludo, el nombre, la dirección, etc. En Word lenguaje, esto significa que debe crear una carta de formulario, que es realmente fácil de hacer.

Antes de comenzar con las cartas de formulario, debe asegurarse de tener una base de datos ya configurada con todos los campos que desea incluir. Una base de datos puede ser tan simple como una hoja de cálculo de Excel con columnas para el nombre, apellido, dirección, etc.

Word puede importar datos de Excel, Access y documentos de texto. Si aún no tiene una configuración de base de datos, siempre puede crearla dentro de Word, que le mostraré cómo hacerlo.

Crear cartas de formulario en Word

Para comenzar, cree un documento que tenga el texto estándar como el ejemplo de la carta de Navidad a continuación:

Carta desnuda

Observe cómo no tiene saludo, dirección, etc. porque todos se agregarán más tarde como campos en nuestra carta de formulario. Lo primero que debe hacer es hacer clic en Seleccionar destinatarios en la pestaña Envíos:

Seleccionar destinatarios

Aquí es donde agrega las personas que recibirán la carta o importa una lista de un archivo de base de datos.

Destinatario desplegable

Puede hacer clic en Escribir nueva lista si desea crear la lista dentro de Word. Para importar, haga clic en Usar lista existente. En este ejemplo, simplemente escribiremos la lista.

Lista de direcciones

Nota: Cuando vaya a guardar su lista de destinatarios, Word le pedirá una ubicación en su disco duro para guardar el archivo de datos que se creará.

Una vez que guarde su lista de destinatarios, notará que ahora se puede hacer clic en muchos de los iconos que están en la cinta de Correo.

Para comenzar a agregar campos a su carta de formulario, haga clic en un punto en su documento para indicar dónde desea colocar el campo y luego haga clic en Bloquear dirección.

Bloque de direcciones

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar bloque de dirección.

Haga clic en Aceptar para ir con el formato predeterminado y debería obtener algo similar a esto:

Bloque de direcciones insertado

Luego, agregue un Enter después del Bloque de dirección para mover el texto hacia abajo en una línea, luego haga clic en el icono de la Línea de saludo:

Icono de línea de saludo

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo.

línea de saludo de palabra

Una vez más, vamos con el formato predeterminado y simplemente haga clic en el botón Aceptar.

A continuación, resalte donde dice , haga clic con el botón derecho del mouse, elija Párrafo y luego marque la casilla junto a No agregar espacio entre párrafos del mismo estilo.

Esto hará que el bloque de direcciones se cuelgue correctamente en lugar de tener una línea en blanco entre cada parte del mismo.

no agregue palabra de espacio

Luego, haga clic en el icono Vista previa de resultados ubicado en la pestaña Envíos en la cinta.

vista previa de resultados

En lugar del indicador de campo de bloqueo de dirección, ahora debería ver el contenido real que figura en el documento de Word.

Primera vista previa

Cuando haya terminado de obtener una vista previa, haga clic en el icono Vista previa de resultados para desactivar la vista previa. A continuación, para ver cómo agregar otros campos, haga clic justo después de en su documento para que sea su posición actual, luego haga clic en el icono Insertar campo de combinación.

Icono de campo de fusión instantánea

Deberías obtener algo como esto:

Campo instantáneo

Elija País o Región, luego haga clic en el botón Insertar.

Campo de fusión insertado

Intente hacer clic en el icono Vista previa de resultados nuevamente para ver cómo se ve. Aquí está mi ejemplo a continuación:

Vistas previas agregadas por país

Ahora que la carta de formulario está configurada correctamente, puede hacer cosas más avanzadas como configurar reglas. Las reglas le permitirán mostrar texto para ciertos destinatarios y ocultarlo para otros. Para comenzar, haga clic en el botón Reglas.

Reglas

Verá un menú desplegable con varias opciones como Preguntar, Completar, etc.

Reglas desplegables

Para nuestro ejemplo, elijamos If ... Then ... Else, lo que nos llevará al siguiente diálogo:

reglas de combinación de correspondencia

Cambie el Nombre del campo: a País o Región, y escriba EE. UU. En el campo Comparar con: A continuación, agregue texto a los cuadros donde dice Insertar este texto y, de lo contrario, inserte este texto.

En este ejemplo, si el destinatario vive en los EE. UU., Recibirá el texto Feliz Navidad insertado en su carta, mientras que todos los demás recibirán el mensaje Seasons Greetings.

Así se verá una vez que haga clic en el botón Aceptar y luego en el botón Vista previa de resultados.

Agregar mensaje Feliz Navidad

A continuación, tenga en cuenta la sección Vista previa de resultados:

Vista previa de la sección de resultados

Aquí puede hacer clic en los botones de flecha (cuando se activa Vista previa de resultados) a la izquierda y derecha del número para desplazarse por todas las letras que se enviarán. De esta manera, puede asegurarse de que todas sus cartas se verán bien antes de imprimirlas o enviarlas por correo electrónico.

Nota: La opción del menú de campos de coincidencia en Reglas es para hacer coincidir los nombres de campo en una base de datos con los nombres de encabezado en su lista de destinatarios.

También para que sea más fácil ver dónde ha insertado campos en su documento, use el botón Resaltar campos de combinación.

Campos destacados

Es una palanca que puede activar y desactivar a su discreción. Finalmente, cuando esté satisfecho con su carta, haga clic en el icono Finalizar y combinar:

Finalizar y fusionar

Debería obtener este menú desplegable con tres opciones.

Finalizar y combinar desplegable

Elija Editar documentos individuales para que Word combine todas sus cartas en un solo documento grande que puede revisar antes de imprimir o enviar como correo electrónico.

Como puede ver, crear cartas con Word ya no es la tarea que solía ser y puede crear y enviar documentos de forma rápida y sencilla. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!